Versie 1 december 2020

Over Dyade

Dyade verzorgt vanuit haar bedrijven personeels- en salarisadministratie, financiële administratie, adviesdiensten, opleidingen en trainingen, evenementen en andere onderwijs gerelateerde diensten in opdracht van en voor schoolbesturen. Daarbij verwerkt Dyade ook persoonsgegevens. Dyade doet dat zorgvuldig, volgens de richtlijnen van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Afspraken over de verwerking van persoonsgegevens met klanten, samenwerkingspartners en leveranciers liggen vast in verwerkersovereenkomsten.

Dyade neemt uw privacy uiterst serieus en vertelt u daarover graag wat meer in deze verklaring.

Heeft u ondanks onze uitleg vragen of wellicht een klacht?

Schrijf, bel of mail dan naar

Functionaris gegevensbescherming Dyade
Postbus 5040, 3502 JA Utrecht
tel. 030 3035000
avg@dyade.nl
Inschrijving Kamer van Koophandel: 30166974

Een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u ook indienen bij de toezichthouder privacy in Nederland: de Autoriteit Persoonsgegevens, via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Doel, grondslag en bewaartermijn van persoonsgegevens die Dyade verwerkt

Doel, gebruik en bewaartermijn

Dyade gebruikt uw persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor u ze heeft gegeven.

Dyade gebruikt persoonsgegevens niet voor automatische besluitvorming of profilering.

Dyade combineert uw gegevens niet met andere persoonlijke gegevens, tenzij dat nodig is voor de uitvoering van de dienstverlening.

Dyade bewaart de gegevens op de eigen beveiligde servers of op die van een derde partij als dat nodig is voor de verwerking. Met derde partijen legt Dyade afspraken over de beveiliging van gegevens altijd vast in een verwerkersovereenkomst.

Dyade bewaart persoonsgegevens zolang dat nodig is voor het doel waarvoor u ze heeft gegeven, zolang de wet dat voorschrijft of ter bescherming tegen een mogelijke aansprakelijkheidsstelling.

Bent u klant, samenwerkingspartner of leverancier van Dyade?

Dan bewaart Dyade naam, e-mailadres en telefoonnummer van de contactpersoon, de naam van het schoolbestuur of de samenwerkingspartner, een factuuradres en relevante overige informatie. Dit is nodig om de overeengekomen afspraken te kunnen uitvoeren.

Besteedt uw werkgever de administratie uit aan Dyade?

Dyade verwerkt dan persoonsgegevens van u om de met uw werkgever afgesproken diensten te kunnen uitvoeren en te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Die gegevens zijn verplicht, bijvoorbeeld om uw salaris te kunnen laten uitbetalen.

Dyade verzamelt die gegevens over u als persoon en over uw dienstverband bijvoorbeeld via het webportaal van Visma | Raet. Uw gegevens worden bewaard in uw digitale personeelsdossier.

Dyade bewaart ook mailberichten als ze relevant zijn voor het uitvoeren van de dienstverlening.

Welke soort persoonsgegevens Dyade precies verwerkt en hoe lang zij ze bewaart, hangt af van de diensten die zij uitvoert namens een schoolbestuur.

Ontvangt u nieuwsbrieven?

Dyade verzendt digitale (salaris)nieuwsbrieven met actuele informatie en relevante mailings naar mailadressen die klanten, hun medewerkers en andere relaties zelf voor dat doel hebben verstrekt.

U kunt zich afmelden via de link in de nieuwsbrief of in de mailing.  

Bezoekt u websites van Dyade, vult u daar een contactformulier in of meldt u zich aan voor een evenement of opleiding?

Dan gebruikt Dyade cookies ofwel kleine tekstbestanden die websites op een computer, smartphone of tablet plaatsen om gebruikerservaringen efficiënter te maken. Dyade gebruikt functionele cookies om haar websites goed te kunnen laten functioneren. Hiervoor is volgens de wet geen toestemming nodig. Voor het plaatsen van andere cookies, zoals tracking cookies voor marketingdoeleinden, is uw toestemming wel nodig. In de cookieverklaring op de betreffende website leest u welke cookies dat zijn. Daar kunt u op elk moment toestemming geven, wijzigen of intrekken. Dyade gebruikt cookies niet om u persoonlijk te traceren of te volgen.

Persoonsgegevens die u invult in een contact- of aanmeldingsformulier, bewaart Dyade zolang als nodig is om uw vraag en vervolgvragen te beantwoorden, tenzij u aangeeft dat u dat niet wilt. Bepaalde gegevens zijn verplicht als u een dienst wilt gebruiken. Dyade bewaart gegevens niet langer dan nodig is voor die dienst of dan wettelijk is toegestaan.

Wie ontvangt uw persoonsgegevens?

Dyade gebruikt soms systemen van derden voor het verwerken van de gegevens die zij van u zelf of via uw werkgever krijgt. Met de leveranciers van die systemen zijn (sub)verwerkersovereenkomsten gesloten. Deze waarborgen dat het beveiligingsniveau en de wijze van omgang met persoonsgegevens bij de leverancier voldoen aan de AVG.

Dyade geeft uw gegevens niet door aan andere organisaties tenzij dit volgens de wet moet, het nodig is voor de uitvoering van de dienstverlening of de klant daarover afspraken heeft gemaakt met andere instanties en Dyade daarvoor toestemming heeft gekregen.

Dyade geeft geen persoonsgegevens door aan niet-EU-landen waar de Europese privacywetgeving niet geldt.

Om de dienstverlening te kunnen uitvoeren, hebben Dyade medewerkers soms functioneel toegang nodig tot persoonsgegevens. Al deze medewerkers moeten zorgvuldig omgaan met uw gegevens en hebben een geheimhoudingsplicht, ook nadat ze geen (arbeids)relatie meer hebben met Dyade.

Uw persoonsgegevens zijn veilig

Dyade heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die haar zijn toevertrouwd zorgvuldig worden verwerkt en dat onbevoegde toegang, misbruik, verlies en ongewenste openbaarmaking van persoonsgegevens wordt voorkomen.

Voor het e-mailen van documenten met persoonsgegevens gebruikt Dyade een versleutelde verbinding, waarbij een persoonlijk wachtwoord via een ander medium (sms, app) wordt verstrekt aan de ontvanger. Hierdoor kunnen anderen de documenten niet inzien, ook niet als deze per abuis naar een verkeerd e-mailadres zijn gestuurd. Wilt u zelf op deze wijze uw vertrouwelijke gegevens naar Dyade zenden? Vraag uw contactpersoon dan om u daarvoor een link te zenden.

Vermoedt u of heeft u aanwijzingen dat uw persoonsgegevens onvoldoende zijn beveiligd of een inbreuk daarop heeft plaatsgevonden? Neem dan direct contact op met Dyade via avg@dyade.nl.

Welke rechten heeft u?

U heeft wettelijke rechten met betrekking tot persoonsgegevens die Dyade van u verwerkt.

Zo mag u vragen om inzage in uw gegevens. U mag ze laten verbeteren als ze onjuist zijn. In enkele situaties heeft u het recht om uw gegevens te laten verwijderen of om vergeten te worden als de gegevens openbaar zijn gemaakt. In sommige situaties mag u uw digitale gegevens door Dyade laten overdragen aan een andere partij. En ten slotte mag u bezwaar maken tegen verwerking van uw gegevens of heeft u het recht om de verwerking te laten beperken, bijvoorbeeld gedurende een bepaald onderzoek.

Werkt u bij een werkgever die klant is van Dyade en wilt u gebruikmaken van deze rechten?

Dan richt u uw verzoek tot uw eigen werkgever. Dyade heeft met uw werkgever afgesproken dat zij binnen twee weken na ontvangst van uw verzoek, gehoor zal geven aan dat verzoek als uit onderzoek blijkt dat het verzoek terecht is. Verzoeken die u rechtstreeks aan Dyade richt, stuurt Dyade altijd eerst naar uw werkgever.

Bent u klant of een andere relatie van Dyade? Richt uw verzoek dan tot Dyade via avg@dyade.nl. 

Actuele privacyverklaring
Dyade controleert regelmatig of de privacyverklaring nog is afgestemd op haar dienstverlening, actueel is en voldoet aan de AVG. Dyade adviseert u dan ook om de verklaring zo nu en dan opnieuw te lezen. Vragen of suggesties over de privacyverklaring zijn welkom bij avg@dyade.nl.